Þjóðskrá hefur starfað í núverandi mynd síðan 1. júlí 2010 eftir sameiningu Fasteigna-skrár Íslands og Þjóðskrár. Þjóðskrá er stofnun sem heyrir undir samgöngu- og sveitar-stjórnarráðuneyti og hefur það hlutverk að halda fasteignaskrá landsins og þjóðskrá, ákveða fasteigna- og brunabótamat og annast grunnrannsóknir á fasteignamarkaðinum. Stofnunin sér einnig um rekstur starfs- og upplýsingakerfa fyrir sýslumenn og sveitarfélög, gefur út vegabréf og nafnskírteini, veitir rafrænan aðgang að þjóðskrá, fasteignaskrá, veðbandayfirlitum fasteigna og kjörskrárstofni í aðdraganda kosninga. Þá sendir stofnunin reglulega frá sér upplýsingar sem snertir starfsemi stofnunarinnar eins og um fasteignir, fasteignamarkaðinn, kosningar og lýðfræði.

Framtíðarsýni Þjóðskrár er að veita fyrsta flokks þjónustu sem sparar viðskiptavinum sporin hvar sem er og hvenær sem er. Þessi rafræna vegferð endurspeglast í ýmsum umbótaverkefnum sem ráðist hefur verið í síðustu ár. Eitt verkefnanna eru rafrænar þinglýsingar en fyrsta áfanga var náð haustið 2020 þegar rafrænar aflýsingar voru innleiddar í samstarfi við dómsmálaráðuneytið, sýslumannsembætti og Stafrænt Ísland. Á seinni hluta árs 2020 innleiddi Þjóðskrá snjallmenni á skra.is en í byrjun árs 2021 var nýr vefur settur í loftið ásamt nýju merki stofnunarinnar. Mikil áhersla er lögð á sjálfvirkni sem sést meðal annars í nýju talnaefni sem uppfærist sjálfkrafa á hverjum degi. Fasteignagáttin fór í loftið í mars 2021 sem veitir ýmsar upplýsingar um fasteignaviðskipti og skráðar fasteignir í fasteignaskrá.

Nýtt skipurit tók gildi 1. janúar 2021 sem ætlað er að styðja enn betur við stefnu og áherslur stofnunarinnar, þar með talið aukna áherslu á þjónustu við viðskiptavini og samþættingu annarrar starfsemi.

Erindi viðskiptavina eru af margvíslegum toga og skipta nokkur hundruð þúsunda ár hvert og varða t.a.m. skráningu upplýsinga um einstaklinga í þjóðskrá, upplýsingar úr grunnskrám, vegabréf og rafræna þjónustu. Í nýja skipuritinu er lögð áhersla á enn frekari samþættingu í starfsemi stofnunarinnar. Fólk og fasteignir fer með skráningu og mat fasteigna, þjóðskrá, sifjamál og útgáfu vottorða og vegabréfa. Þjónusta og samskipti annast öll helstu samskipti og þjónustu við viðskiptavini og aðra hagaðila. Þar er þjónustuver stofnunarinnar auk verkefna á borð við vefmál, almannatengsl, sérvinnsla og útgáfa gagna og öll kynningarmál. Hjá upplýsingatækni má svo finna hugbúnaðarþróun, tölvurekstur, gagnastýringu og landupplýsingar. Að lokum fer skrifstofa forstjóra með mannauðsmál, fjármál, verkefnastýringu, lögfræði og öryggismál stofnunarinnar.

Þjóðskráin

Sagt er að Íslendingar hafi allt frá landnámi verið öðrum þjóðum iðnari við að skrá ættfræðiupplýsingar. Fyrsta heildarmanntal á Íslandi var tekið árið 1703 af Árna Magnússyni og Páli Vídalín, og segja má að tekin hafi verið nokkuð regluleg manntöl eftir það og fram á 20. öld. Þjóðskráin sjálf eins og við þekkjum hana í dag er byggð á manntali sem gert var þann 16. október 1952 og telst sú dagsetning vera stofndagsetning þjóðskrárinnar. Þjóðskrá Íslendinga á sér fáar hliðstæður í veröldinni og í mörgum ríkjum er í raun ekki til nein miðlæg þjóðskrá. Uppbygging rafrænnar þjónustu er því auðveldari því grunnupplýsingarnar sem þarf eru þegar til staðar. Þjóðskrá sér um útgáfu á kennitölum fyrir nýja íbúa, alla skráningu á persónulegum högum, útgáfu vottorða, skilríkja og vegabréfa auk þróunar þjóðskrárinnar. Segja má að starfsfólk fylgi flestum íbúum landsins frá vöggu til grafar. Mikil þróun hefur átt sér stað undanfarin ár í rafrænni þjónustu. Notendur geta nú tilkynnt flestar breytingar á högum sínum alfarið rafrænt, auk þess sem stærsti hluti beiðna um vottorð koma nú inn á rafrænu formi. Nú er einnig hægt að afhenda vottorð með rafrænni undirritun.

Aukinni rafvæðingu fylgir aukin skilvirkni og stytting afgreiðslutíma, í samræmi við markmið stofnunarinnar um að bæta þjónustu við borgarana með snjöllum, rafrænum lausnum. Ýmis önnur umbótaverkefni hafa verið á döfinni undanfarin ár. Nafnasvæði þjóðskrár var lengt árið 2013 úr 31 bókstöfum í ótakmarkaðan fjölda bókstafa. Átak hefur verið gert í skráningu vensla barna við foreldra og forsjáupplýsinga og töluverðum árangri hefur verið náð í að skrá einstaklinga í íbúðir. Þessar upplýsingar eru afar mikilvægar, sérstaklega með tilliti til upplýsingamiðlunar til neyðar- og viðbragðsaðila og þeirra lögaðila sem þurfa að vita nákvæmlega hvar einstaklingur býr og hverjum hann tengist. Nýtt framleiðslukerfi vegabréfa var tekið í notkun 1. febrúar 2019 ásamt nýjum vegabréfabókum sem auka verulega öryggi og áreiðanleika íslenskra vegabréfa. Afgreiðslutími vegabréfa var áður 14 virkir dagar, en er í dag að jafnaði 2 virkir dagar. Covid-19 setti strik í reikninginn í útgáfu vegabréfa árið 2020 en þá voru gefin út 8.503 vegabréf sem er mikil fækkun frá árinu 2019 þegar 24.238 vegabréf voru gefin út. Búast má við mikilli aukningu í vegabréfaútgáfu þegar ferðalög Íslendinga fara að aukast á ný. Verndun gagna og persónuupplýsinga er í algjörum forgangi hjá Þjóðskrá. Þróun og endurnýjun þjóðskrár og nútímavæðing kerfa eru meðal þeirra verkefna sem verða í forgangi á næstu árum.

Fasteignaskrá

Í fasteignaskrá Þjóðskrá er haldið utan um allar fasteignir, landeignir og öll mannvirki. Fasteignaskráin byggir, líkt og þjóðskráin, á gömlum merg og á rætur að rekja til Landnámu sem gerir hana að elstu og heildsteyptustu fasteignaskrá Norðurlandanna. Tölvuvæðing fasteignaskrár hófst uppúr 1970 og var lögð áhersla á mannvirkjaskráningu og kostnaðarútreikninga sem urðu undirstaða fasteigna- og brunabótamats. Stöðugar breytingar og viðbætur hafa verið gerðar til þess að uppfylla þarfir þjóðfélagsins á hverjum tíma. Uppúr aldamótum var hafist handa við að samþætta þáverandi fasteignaskrá og þinglýsingabækur sýslumanna og eru þinglýsingabækur nú færðar með rafrænum hætti.

Mikil samræmingarvinna hefur átt sér stað og á árinu 2018 var fasteignanúmer tekið í notkun sem eina auðkenni fasteigna í stað fastanúmera og landeignanúmera. Fasteignaskráin er grunnskrá landsmanna og nýtist í öllum fasteignaviðskiptum, útreikningum fasteigna- og brunabótamats, álagningu fasteignagjalda, tölfræðivinnslu, áætlanagerðar og margt fleira. Eitt af verkefnum fasteignaskrársviðs er að reikna út fasteignamat og brunabótamat fasteigna. Fasteignamat á að endurspegla gangverð fasteignar miðað við staðgreiðslu í viðskiptum í febrúarmánuði ár hvert. Það er fyrst og fremst stofn fasteignagjalda og erfðafjárskatts, þ.e. viðmiðun vegna álagningar opinberra gjalda. Fasteignamat er birt í júní ár hvert til að sveitarfélögum gefist tími til þess á síðari hluta ársins að taka tillit til niðurstöðu matsins við gerð fjárhagsáætlunar komandi árs. Frá 2009 hefur stofnunin verið að færa sig yfir í nútímalegri aðferðir sem endurspegla markaðsmat fasteigna. Við árlegt endurmat fasteigna er annars vegar stuðst við tugi þúsunda kaupsamninga og leigusamninga áranna þar á undan um sambærilegar eignir og hins vegar við upplýsingar um eiginleika og gerð viðkomandi eigna. Mat á íbúðarhúsnæði, sumarhúsum og stór hluti atvinnuhúsnæðis fer nú fram með nýjum matsaðferðum. Brunabótamat lýsir verðmæti húseignar á þann veg að tekið er saman í eina heildarupphæð hve mikið myndi kosta að reisa nýtt sambærilegt húsnæði á ný ef það eyðilegðist í eldi. Brunabótamat tekur með öðrum orðum til byggingarkostnaðar en einnig til aldurs, slits, viðhalds, ástands mannvirkisins ásamt kostnaði við hreinsun brunarústa. Brunabótamatið er vátryggingarupphæð lögbundinnar brunatryggingar húseignar og iðgjaldsstofn og uppfærist mánaðarlega í samræmi við breytingar á byggingarvísitölu. Landeignaskrá Ísland hefur lengi verið eftirbátur nágrannaríkjanna hvað varðar nákvæma afmörkun landeigna á korti og skráningu henni samkvæmt. Víða er bestu heimildir um eignamörk aðeins að finna í þinglýstum landamerkjabréfum frá því um aldamótin 1900 og ekki var haldið sérstaklega utan um afmörkun eigna er komu til á síðari stigum. Í lögum um skráningu og mat fasteigna kemur fram að: „Kjarni fasteignaskrár eru upplýsingar um lönd og lóðir og hnitsett afmörkun þeirra … “. Hnitsettur uppdráttur er forsenda skráningar nýrra landeigna og síðan 1. janúar 2013 hefur landupplýsingadeild Þjóðskrár Íslands yfirfarið allar nýskráningar með tilliti til landfræðilegra þátta svo sem nákvæmni mælinga, skörunar og stærðarskráningar. Stofnunin heldur utan um landfræðilegan gagnagrunn, landeignaskrá (e. Cadaster), sem hefur að geyma hnitsetta afmörkun landeigna. Landeignaskrá inniheldur nú afmörkun fyrir yfir helming skráðra landeigna í fasteignaskrá og unnt er að nálgast gögnin í vefsjá landeigna sem stofnunin heldur úti. Áreiðanleg landeignaskrá tryggir örugga ráðstöfun eigna í framtíðinni og fækkar ágreiningsmálum um eignamörk.

Staðfangaskrá

Staðfang inniheldur upplýsingar um staðsetningu mannvirkja og annarra áfangastaða, s.s. heimila, aðseturs fyrirtækja, frístundahúsa, áningarstaða, veitumannvirkja og opinna svæða. Staðfang er þýðing á enska hugtakinu address og nær í sinni einföldustu mynd yfir götuheiti, húsnúmer og landfræðilega staðsetningu. Þjóðskrá heldur og miðlar landsþekjandi staðfangaskrá og sinnir samræmingarhlutverki við skráningu sveitarfélaga. Aðgengi að samræmdum gögnum verður sífellt mikilvægara þar sem ólíkir aðilar treysta á einkvæmar niðurstöður við uppflettingu, leit og rötun. Staðfangaskrá er til að mynda notuð við neyðar- og viðbragðsþjónustu, skráningu lögheimila, í leiðsögutækjum, af fjarskipta- og veitufyrirtækjum og við skipulagsvinnu sveitarfélaga. Gögn staðfangaskrár og landeignaskrár eru opin gögn, aðgengileg öllum til niðurhals á vef Þjóðskrár Íslands, skra.is, endurgjaldslaust.

Skipulag

Aðalstöðvar Þjóðskrár Íslands eru við Borgartún 21 í Reykjavík ásamt starfsstöð við Hafnarstræti 107 á Akureyri. Starfsmenn eru um 106 talsins, þar af 14 á Akureyri. Hlutfall kvenna er 52% og karla 48%, meðalaldur starfsmanna er 46,4 ár og 66% starfsmanna eru háskólamenntaðir. Þjóðskrá velti um 2 milljörðum kr. á árinu 2020. Stofnunin hafði um helming tekna sinna af sölu á þjónustu og upplýsingum úr gagnasöfnun sínum en hinn helmingur kemur með fjárveitingum úr ríkissjóði í samræmi við fjárlög. Viðskiptavinir eru fyrirtæki, sveitarfélög og almenningur. Margrét Hauksdóttir er forstjóri Þjóðskrár. Hildur Ragnars er framkvæmdastjóri skrifstofu forstjóra, Júlía Þorvaldsdóttir framkvæmdastjóri fólks og fasteigna, Dagbjört M. Pálsdóttir framkvæmdastjóri þjónustu og samskipta og Halldór Benjamín Hreinsson er framkvæmdastjóri upplýsingatækni.